Interview réalisée avec Christian Schaack, Payroll Manager, European Fund Asministration s.a
Pouvez-vous nous présenter votre flotte automobile ?EFA dispose d’un parc automobile d’environ 60 voitures dont 80% de voitures de fabrication allemande. Toutes ces voitures sont en principe sous contrat leasing de 3 à 4 ans, et pour la plupart, il s’agit de leasing opérationnel. Les voitures peuvent être utilisées à titre privé.Comment s'organise votre service en termes de personnels et de compétences pour le Fleet Management ?La flotte automobile d’EFA est gérée par 2 HR Managers (avec 1 backup en cas de congés). Ils font le lien entre les bénéficiaires d’un leasing et les sociétés de leasing. Ils sont en charge de toute l’administration relative à la flotte EFA, à savoir la gestion des factures, le traitement des éléments de paie (avantage en nature, imposition éventuelle en cas de rachat, décomptes de fin d’année, etc.,) ainsi que la préparation des dossiers pour la TVA Belge.Quelle est la politique d'acquisition ?La politique s’appuie sur une Car Policy. Chez EFA le package de rémunération des cadres prévoit en principe, sauf exception, en plus du salaire mensuel et d’une éventuelle gratification, l’attribution d’une enveloppe budgétaire dont l’utilisation est laissée au choix de la personne. Cette enveloppe peut être utilisée de deux façons :• Soit sous forme de budget leasing pour financer un véhicule de société• Soit sous forme de car allowance payée mensuellementTous les cadres chez EFA, sous contrat à durée indéterminée ont à leur disposition cette enveloppe budgétaire (budget leasing ou car allowance). Elle est attribuée en fonction de son niveau de classification.Le collaborateur choisit son véhicule chez le concessionnaire de son choix dans un périmètre géographique limité à Luxembourg et à la Grande Région. Il est possible d’opter pour un véhicule d’occasion.EFA garde un droit de veto sur la voiture choisie et se réserve le droit d’exclure des marques ou des types de véhicule.Avec quel logiciel informatique gérez-vous votre parc ainsi que son utilisation ?La gestion de notre parc automobile se fait via HR Profit.Quelle est votre politique en matière d'entretien ?L’utilisateur doit se conformer aux obligations décrites dans la car Policy de EFA et dans les « directives destinées au conducteur » ajoutées aux documents de bord. Il s’oblige à utiliser le véhicule en « bon père de famille ».Le conducteur doit contrôler régulièrement le niveau d’huile, utiliser le carburant adéquat, procéder au remplacement des pneus suivant les termes du contrat et de la commande d’origine, utiliser les pneus neige pendant la saison appropriée, et nettoyer régulièrement la voiture tant à l’extérieur qu’à l’intérieur.Quelle est votre politique actuelle et futur en matière de véhicules électriques ?Certains collaborateurs ont déjà demandé des offres pour des voitures hybrides mais EFA n’a pas intégré ce paramètre dans sa Car Policy.Quel est votre parcours ?Après avoir réussi le diplôme de fin d’études secondaires en 1999 j’ai continué mes études à l’Université de la Sarre ou j’ai obtenu le titre de Diplom-Kaufmann en 2004. Dans le cadre de la Présidence luxembourgeoise du Conseil de l´Union européenne j’ai travaillé de 2004 à 2005 au Service Information et Presse du gouvernement luxembourgeois avant de rejoindre en septembre 2005 European Fund Administration. J’ai commencé chez EFA en tant qu’Assistant des Ressources Humaines avant de devenir Payroll Manager en 2012.Actuellement je gère les paies ainsi que les éléments qui s’y rattachent, comme les ristournes d’intérêts, le leasing, les chèques repas… De même je fais le suivi budgétaire des ETP ainsi que les statistiques mensuelles pour le Comité de Direction.Avec quel véhicule roulez-vous au quotidien ?Ma première voiture était une Subaru Justy, voiture que j’ai appréciée beaucoup à cause des 4 roues motrices, ce qui a fait que je suis resté fidèle à cette marque et roule actuellement en Subaru Impreza 2.0 Boxer Diesel.
