1.A quoi sert la mise en place d’une « car policy » ?
Une « car policy », ou politique d'attribution de véhicules de société, n'est pas seulement une liste de véhicules qui sont autorisés ou non pour différentes catégories de personnel. Une «car policy» bien rédigée simplifie les rapports avec les conducteurs car elle constitue une communication claire et transparente. C’est aussi le document auquel on se réfère au moindre problème.
Une « car policy » est un élément essentiel pour le fleet manager. En effet, le poste des véhicules de fonction et de services représente le 2ème poste de coût dans de nombreuses sociétés. Il est donc important de pouvoir contrôler et/ou réduire ces coûts. Par ailleurs, les véhicules de société restent un facteur de recrutement, de motivation et de rétention important étant donné les aspects émotionnels et statutaires qui y sont liés.
2.Est-ce compliqué de créer et gérer une « car policy »?
Une bonne gestion de flotte est basée sur une « car policy » claire et transparente. La création et la gestion de celle-ci sont pourtant peu évidentes. Cela demande beaucoup de temps et peut mener à des discussions sans fins avec les conducteurs.
La « car policy » est-elle complète ? Est-elle conforme aux réglementations juridiques et fiscales en vigueur? Est-elle attractive pour les salariés ? Les gestionnaires de flotte doivent prendre en considération de nombreux facteurs tels que les coûts de la flotte, les contraintes environnementales, la satisfaction des conducteurs, les besoins de mobilité, les changements fiscaux et légaux, etc. Ils doivent également prévoir une évolution de la « car policy ». Bref, penser à tous les détails et les mentionner dans la « car policy » est une tâche complexe mais peut éviter bien des tracas.
3.Quels sont les avantages de votre solution « Car Policy Consult » pour le client ?
Grâce à notre nouvel outil « Car Policy Consult », nous allons faciliter la vie des gestionnaires de flotte en leur fournissant une « car policy » sur-mesure et qui couvre tous les aspects de leur organisation fleet.
Avec cet outil, nous créons plus rapidement une « car policy » complète, structurée, adaptée et basée sur les meilleures pratiques de l'industrie et sur nos 50 ans d'expérience en matière de fleet management. Cette « car policy » apporte clarté pour les salariés et permet d’éviter les longues discussions internes. Les gestionnaires de flotte ne se préoccupent plus de créer eux-mêmes leur « car policy » et sont assurés d’être compétitifs par rapport à d'autres acteurs de l’industrie. De plus, à chaque changement en matières légale, fiscale et automobile, LeasePlan avise proactivement et conseille ses clients sur les mesures efficaces afin de mettre à jour la « car policy » en conséquence. Ces derniers gagnent ainsi du temps qu’ils peuvent consacrer à leur core business.
4.Quelles sont les étapes de création d’une « car policy » avec cet outil ?
En 4 étapes, nous établissons une « car policy » qui aide le client à maîtriser les coûts, qui répond aux besoins des conducteurs et qui est en ligne avec la stratégie et les objectifs de la société:
1.évaluer la stratégie de gestion de flotte et les objectifs du client
2.créer un avant-projet de « car policy » qui combine les besoins organisationnels de la société et les meilleures pratiques du marché
3.ajuster et finaliser la « car policy »
4.soutenir efficacement le client dans la gestion de sa flotte
5.En conclusion, quels sont, selon vous, les facteurs clé d’une « car policy » réussie ?
La « car policy » doit être cohérente avec la stratégie et les objectifs de la société
Utiliser un document type pour rédiger une « car policy » peut se révéler dangereux. Il est important de définir une « car policy » sur-mesure adaptée aux besoins et à la stratégie de l’organisation. Elle doit notamment tenir compte de l’équilibre souhaité entre les facteurs budgétaires, sociaux et environnementaux.
La « car policy » doit être complète
La « car policy » doit être un document simple mais complet. En plus des règles d’attribution des véhicules et des recommandations d’usage, elle doit balayer toute une série de modalités particulières qui peuvent se présenter (démission, congé parental, perte du permis, etc.)
Enfin, il est essentiel d’anticiper les changements d’ordre fiscal et juridique relatifs au secteur fleet (l’avantage en nature, la taxe CO2, etc.) car celui-ci est en constante évolution. Prévoir une évolution de la «car policy» en ce sens permettra au gestionnaire de flotte de mieux appréhender les risques.
La « car policy » doit être appliquée et respectée
Pour un bon fonctionnement, il est important que la « car policy » définie soit scrupuleusement respectée. Cela permettra d’éviter des frustrations chez les conducteurs et cela fera gagner un temps précieux au gestionnaire de flotte.
Il sera alors également possible de mettre en place un vrai suivi et éventuellement un objectif de réduction des coûts si le client le souhaite.
(photo:“LG Lëtzebuerger Gemengen – Marlene Soares”)
